広報イベントにおける記者誘致の作法
新商品発表会などの晴れがましいイベントの企画運営をすることがあります。ネームバリューのある会社や商品、あるいは有名タレントがゲストであれば、多くのマスコミの来場が期待できますが、そうでないことも少なくありません。
それぞれのマスコミのもとには、膨大なリリースとともに、こうしたイベントへの出欠返信用紙付の案内状がファックスで届きます。企画運営したイベントへのマスコミの集まりが今一つの場合、取材を促す電話をかけたり、メールを送ったりする、広報担当者も少なくないのではないでしょうか。
面識のある記者に対してなら、この方法はアリだと思います。しかし、そうではないのに、飛び込みで電話をかけて「編集部宛に案内状を先日お送りしました。イベントの出欠のご検討はしていただけましたでしょうか」といった問い合わせは無意味だと思います。
一日に何十枚、何百枚のリリースや案内状を処理している記者が一つ一つのリリースを覚えているはずがありません。相手の迷惑も顧みずにこうした電話をかけるのは考え物です。
基本的に向こうから何も言ってこなければ、「取材に来ない」との割り切りが必要です。とはいえ、それでも広報担当者にとって、より多くのメディアを集めるのは至上命題です。記者が忘れていたり、行くのを迷っていたりすることもあるから、全く無意味だとは思いません。
なので、「電話プッシュ」をすることを全否定するつもりはありません。イベントが予定されることはかなり前にわかるはずなので、せめて担当記者と面識を事前に持っておくことが大事だと思います。
自社のイベントの成功は広報担当者にとってとても大事なミッションなので「前のめり」になるのは当然です。しかし、マスコミはあくまで、記事として取り上げる価値があると判断するからこそ、来てくれるのだ、ということを忘れてはいけません。
結果として、「企業のPRにつながるのは構わない」けれど、そこに「読者に伝える意義や価値」がなければ、マスコミは取り上げてくれません。マスコミの状況や立場に理解を示しつつ、節度を持った「電話プッシュ」が成功の鍵です。
出来れば、単に面識を持つだけだけでなく、仲良くなって、相談できる関係が築けるようになると「電話プッシュ」の効果がぐっと高まります。
