聞いたことのないマスコミからの取材依頼への対処法

■聞いたことのないマスコミからの取材依頼があったら

　顔なじみの記者からの取材依頼なら、人となりもわかっているし、関心のポイントも想像がつきます。なので、重要な発表を予定しているとか、後ろ暗いことがない限り、スケジュールに折り合いがつく限り、その要請に応えてあげることが広報担当者の責務です。

　しかし、日ごろ付き合いのないマスコミから取材依頼を受けることが時としてあります。このようなときに広報担当者として押さえておくべき点は何でしょうか。大事なことは二つあります。一つは、「どんなマスコミなのか」。そしてもう一つは「取材の目的は何なのか」。この二つをきちんと把握しておくことです。

　聞いたことのないマスコミの場合は注意が必要です。昔に比べて、そうした話が少なくなりましたが、ありていにいえば、「不祥事を公にする」等と企業の弱みに付け込み、広告出稿と記事をバーターにするようなケースが稀に潜んでいます。

　また、スキャンダルとは無縁でも、広告のことは何も言わずにアプローチしてきて、取材が終わった後に、「記事にするので広告出稿をお願いします」と言われるケースも。

　対処法は、まず、「勉強不足で大変恐縮ですが、媒体資料を送っていただけますか」とお願いすること。そして、「広告とは関係ありませんよね」と念を押すことを忘れないことです。

　そこで先方が、釈然としない返答をするようなら、その時点で「取材の目的」以前の問題です。丁重にお断りするのがいいでしょう。

■聞いたことがあるマスコミの場合

　どんなマスコミかわかっている場合でも、普段付き合いのないマスコミからの取材依頼の場合、「取材の目的」を掘り下げます。多くは電話での申し込みなので、メールやファックスで、「取材の目的」をしたためたものを記者にもらっておくことをおススメします。

　決して失礼にあたることではありませんし、心ある記者ならきちんと送ってくれます。送ってくれないなら、督促すべきだし、それでも送ってこないなら、「見送りも辞さず」という姿勢でいい。

　取材の目的が社内で共有されたら、基本的には取材に応えるのが筋。ここで、「取材をお受けする方向で調整をしています」と記者に中間報告をして、「質問項目」をもらうようにしましょう。

　もちろん、「取材の目的」とセットで受け取るのがベターですが、それがかなわない場合もある。その場合、中間報告の時点が質問項目をリクエストするタイミングとなります。

　多少の無理をしてでも、先方の依頼に応える姿勢が、特に広報担当者にとっては大事です。やむをえず、「取材を受けられない」場合は、その理由を丁寧に説明することが求められます。相手の納得感が得られるようにすることは、今後のためにも大事なことです。