すっぽかされないためにはリマインドするしかない
■メディアから取材申し込みを受けたらどうすればよいか
広報にとって、切っても切れない業務の一つにインタビューのセッティングがあります。社長を始めとした、マスコミにとっての取材対象との面談を設営し、これを円滑に実施することです。
メディアからの取材申し込みに対応するケース、そして自社がメディアに対して取材を要請するケースの二種類があります。ここでは取材申し込みを受けた場合に、広報が気を付けておくべきことを見ていきます。ポイントは三つあります。
- 取材の狙い・テーマをできるだけ深く理解しておく。
- 対応の可否を含めた期日の調整の状況を依頼のあった記者に随時伝える。
- 取材日時が決まったら、くどい位に確認しておく。
多くの記者は取材の意図をきちんと伝えてくれます。書面にしてくれることも少なくありません。書面にしてもらうことを当然とすることには異論がありますが、日ごろの付き合いが薄ければ、それを求めるのはやむをえないところ。そうしたリクエストに記者が応えてくれないようなら、取材対応にブレーキがかかるのも、やはりやむをえないところです。
記者にとっても、取材対象との信頼関係が大事なのはよくわかっているはずですが、ごくまれに、別の意図をもってアプローチしてくることがあります。このため、１の「取材の狙いやテーマをできるだけ深く理解しておく」ように努めることが必要になります。
「社長が海外出張中」とか、「取材テーマに沿う人がいない」など取材対応が難しい場合もあります。そのときは、その旨を丁寧に説明し、記者の理解を得るようにします。さらに、時間に追われている記者からの申し込みなので、「いつまでに対応する必要があるのか」というポイントも大事です。
■すっぽかされないためにはリマインドするしかない
無事に取材が決まったら、日時の確認は繰り返し、記者にリマインドしておくことも必要です。「すっぽかす」とは、わざと来ないというニュアンスに近いと思いますが、単に相手が忘れている場合もあります。記者からの取材申し込みのケースでは、ほとんどないと思いますが。
それでも、何らかの理由で来ないことがないとは言えません。記者に限らず、時間厳守はビジネスパーソンの鉄則ですが、しばらく前に決まった予定の場合、「あれ、メモ帳に書いているこの日の予定なんだっけ？」となることがあります。
また、記者が覚えていて、取材対象が忘れていることもあります。そうならないようにするには、パイプ役である広報は、前の日にそれぞれに「明日13時からの取材宜しくお願いします」と一言伝えておくことが結構大事だったりします。
